Nach zwei Jahren Pandemie erscheinen sie uns wie Grüße aus einem anderen Leben: Die Beschwerden über die Bonpflicht. Kaum zu glauben, dass die „Kassenzettel bis zum Mond“ 2020 zunächst der größte Aufreger des Jahres zu werden schien. Doch dann kam alles anders.

Plötzlich wurden die Bon-Schlangen massiv verkürzt und das nicht etwa wegen einer Änderung der KassenSichV, sondern weil die Läden gleich ganz schließen mussten. Was mancher in all dem Trubel zu vergessen scheint: die KassenSichV hat nach wie vor Gültigkeit und betrifft, der einen oder anderen Ausnahmeregelung zum Trotz, mittlerweile auch alle elektronischen Kassen.

Folge dem weisen Hasen

„Ich beschäftige mich seit 2016 mit Kassengesetzen und erlebe immer wieder katastrophale Missinterpretationen – sogar von selbsternannten Experten. Der Klassiker aktuell: die Ausnahme bis Ende 2022 für „bauartbedingt nicht aufrüstbare“ Kassen wird auf benötigte Software-Updates umgemünzt. Bauartbedingt bedeutet aber, dass die Kasse Hardwareseitig (z.B. mit einem USB- oder SD-Karten Steckplatz) aufgerüstet werden kann und trotzdem nicht älter als 10 Jahre ist. Diese Kassen existieren praktisch nicht.“, klärt Dr. Mirco Till auf.

Im Umkehrschluss unterliegen inzwischen so gut wie alle elektronischen Kassen den folgenden Regeln:

Trinity

• Technische Sicherheitseinrichtung

Pflicht zur Verwendung einer zertifizierten TSE für elektronische Aufzeichnungs-Systeme (146a AO i.V.m. der KassenSichV)

• Bonpflicht / Beleg-Ausgabepflicht

Pflicht zur unmittelbaren Belegaushändigung an die Beteiligten für alle Geschäftsvorgänge (146a AO KassenSichV)

• Datenüberlassung

Pflicht zur Überlassung der Daten für Außenprüfung oder Kassennachschau über die einheitliche Einbindungs- und Export- Schnittstelle und DSFinV-K (§4 KassenSichV)

Da fehlt doch noch was? Die Kassenmeldepflicht nach §146a Abs. 4 Satz 1 und 2 AO ist mangels offiziellem Meldeverfahren aktuell noch ausgesetzt, wird in absehbarer Zeit aber auch rechtskräftig.

Die Bonpflicht kann ohne TSE nicht leben

Auf den ersten Blick erscheinen Bonpflicht und zertifizierte technischen Sicherheitseinrichtung als überengagiert. Tatsächlich schützen aber nur beide Vorschriften gemeinsam wirksam vor Betrug:

Ohne Kassenbon gibt es für den Prüfer (ohne Betriebsunterbrechung) keinen Nachweis, dass die Kasse auch tatsächlich verwendet und die Transaktion auch abgeschlossen wurde. In der Vergangenheit sind immer wieder Betrugsfälle aufgedeckt worden, in denen Betriebe mithilfe beispielsweise einer Zweitkasse in einer Welt gelebt und eine andere vorgetäuscht haben.

Andersherum könnte ohne TSE zwar die richtige Kasse verwendet aber etwas völlig anderes auf dem Kassenbon stehen als in der Kasse tatsächlich verbucht wurde.

Ah, ein Déjà-vu!

Zusammen ergeben die beiden Mechanismen eine echte Innovation: Die schnelle Kassenprüfung in drei Minuten.

1. Der Prüfer tätigt einen Testkauf, ohne sich zu erkennen zu geben. Wichtig: Der Prüfer sollte jetzt unbedingt ungefragt den Kassenbon ausgehändigt bekommen. Andernfalls ist die angenehme Art der Kassenprüfung beendet, bevor sie richtig begonnen hat.
2. Der Kassenbon zeigt neben den klassischen Transaktionsdaten, die jetzt mehr Regeln unterliegen, auch ein paar neue Pflichtangaben wie den Prüfwert (von der TSE erzeugt).
3. Außerdem befindet sich im Idealfall ein QR-Code auf dem Bon, der all die Pflichtangaben (wie den Prüfwert oder die Seriennummer der TSE) enthält. Diesen Code können Prüfer mithilfe des neuen einheitlichen Prüftools AmadeusVerify als App auf dem Handy oder am Laptop entschlüsseln.
4. Ist die Prüfung der technischen Rahmenbedingungen erfolgreich, erscheint sofort ein deutliches visuelles Signal: ein großer grüner Haken. Dann muss der Prüfer nur noch den schnellen Sichtvergleich durchführen, in dem er die Transaktionsdaten aus der TSE – jetzt sichtbar in der AmadeusVerify-App – und die Transaktionsdaten aus der Kasse – sichtbar auf dem Kassenbon – vergleicht. Bei Übereinstimmung ist die schnelle Kassenprüfung überstanden!

Konnte die Bonprüfung aber keine eindeutigen Ergebnisse liefern, bleibt dem Prüfer noch eine zweite etwas ausführlichere Prüfungsvariante: Die Prüfung der Exporte aus Kasse und TSE. Auch hier müssen wieder beide Quelle zwar unterschiedlich strukturiert und gesichert, aber dennoch dieselben Geschäftsvorfälle (Artikel, Summen, Steuercontainer…) aufweisen. Beide Exporte bekommt der Prüfer vom Geprüften ausgehändigt. Er greift nicht selbst zu!

Aus der Kasse kommt der Export über die genormte DSFinV-K Schnittstelle, für welche genau festlegt ist, welche Daten in welcher Form exportiert werden müssen. Wie das Kassensystem dahinter programmiert ist, spielt keine Rolle, solange der Export die automatisierte Prüfung ermöglicht. Deshalb sind auch nicht die Kassensysteme selbst genormt, sondern nur die Schnittstelle, die die Exporte erzeugt, damit diese einer vorgeschriebenen Form entsprechen. Der Export enthält in einem zip-Archiv den gesamten zu untersuchenden Zeitraum.

Für die TSE besteht der Export aus dem im Idealfall ohnehin regelmäßig abgespeicherten „Backup“ oder einem auf Anfrage über den Kassenserver angestoßenen Auszug aus der TSE. Auch hier ist das Ergebnis ein Archiv, das den ganzen Zeitraum umfasst: die TAR-Files.

Beide Archive lädt der Prüfer einfach in der Desktop-Version des Prüfprogramms AmadeusVerify hoch. Sofort beginnt die automatische Prüfung, welche entweder grüne Haken für „Alles ist ordnungsgemäß“, gelbe Warnungen für „Leichte Abweichungen“ oder rote „Fehlermeldungen“ für gröbere Verstöße zurückmeldet. Ist das Prüfergebnis nicht eindeutig, kann der Prüfer in eine Betriebsprüfung übergehen.

Sie wollen auf Nummer sicher gehen und die Kassenprüfung vorab schon einmal selbst erproben? Eine frei verkäufliche Variante des offiziellen Prüfprogramms kann über Gastro-MIS erworben werden. Hier geht’s zu AmadeusVerify.