Revisionssichere Kassendatenarchivierung - Receipt4S®

Ihr Kassensystem
Archiv
Verfahrensdokumentation
Prüfungssichere Bereitstellung von Kassendaten

In einem großen Handelsunternehmen können in einem Jahr Kassenbons im Umfang eines einstelligen Milliardenbereichs anfallen. Diese riesigen Mengen an Informationen müssen gesetzeskonform über die Dauer der gesetzlichen Speicherfrist von 10 (+1) Jahren vorgehalten werden.

Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Bon- und dazu sämtliche Transaktionsdaten, also sämtliche Kassendaten, nach den Vorgaben der GoBDGrundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) inkl. Nachweis einer Verfahrensdokumentation zu archivieren.

Sind Sie auf eine solche Prüfung durch die Steuerbehörden vorbereitet? Haben Sie sich bereits für ein modernes PC-Kassensystem entschieden, das sämtliche Kassenvorgänge detailliert aufzeichnet, einzeln dokumentiert und gleichzeitig auch eine langfristige und manipulationssichere Aufbewahrung ermöglicht?

Die Prüfungsvorschriften verlangen, dass Ihre Kassendaten vollständig, unveränderbar, auswertbar und jederzeit maschinell lesbar archiviert werden, ferner sämtliche steuerrelevanten Informationen beinhalten. Zukünftig werden die bereits umfangreichen Anforderungen nochmals durch die Kassensicherungsverordnung erhöht.

Zusammenfassung der Anforderung:

  • Der Gesetzgeber schreibt eine Archivierung von Kassendaten vor. Diese muss den Anforderungen der GoBD genügen
  • Der Umfang ist „grob“ beschrieben
  • Archivierung von Bons und Kassenberichten sind vorgeschrieben
  • POS-Daten und Kassenberichte sind mit Kennung tagesgenau und summengerecht zur Verfügung zu stellen (auswertbar)
  • Z1-, Z2- und Z3-Zugriffe (Datenträgerüberlassung) müssen pro Filiale ermöglicht werden

DIE LÖSUNG: Receipt4S®

Mit unserem SAP AddOn Receipt4S® (unter ERP oder Hana) erfüllen Sie die Anforderungen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht für elektronische Daten aus Bargeschäften bzw. Kassendaten.

In Receipt4S® werden bei Nutzung eines SAP-Systems die originalen Kassenbons in ihrem elektronischen Ursprungsformat wie gesetzlich gefordert unmittelbar in einem revisionssicheren Archiv abgespeichert und über die Dauer der Aufbewahrungspflicht (§147 AO) vorgehalten. Dabei werden alle steuerrelevanten Daten, wie der Steuerbetrag und das Entgelt, ausgelesen und in SAP Tabellen gespeichert und auf Vollständigkeit geprüft.

Sollten Kassendaten fehlen oder unstimmig sein, steht ein Monitor mit der Anzeige der unvollständigen Bon- und Transaktionsdaten zur Einsicht zur Verfügung. So können Sie früh Probleme erkennen und Fehler vermeiden. Nach dieser Prüfung werden die Inhalte speicherplatzoptimiert und prüfungskonform abgelegt. Für den Prüfungsfall bietet Receipt4S® einen Monitor für den Z1-Zugriff und den Z2-Zugriff. Mit dem Monitor können neben den aufbereiteten Daten jederzeit die originalen Bons angezeigt werden. Für die Datenüberlassung, den Z3-Zugriff, können Sie die Daten jederzeit auf einen Datenträger in einem Format exportieren, das in den gängigen Prüftools
(z. B. IDEA) eingelesen werden kann.

Darüber hinaus werden verschiedene Auswertungen Ihrer Filialdaten zur Verfügung gestellt. Dazu gehören Frequenzberichte, Umsatzberichte sowie Gutscheinaktionen, Preiskorrekturen oder Retouren.

Neben der technischen Lösung unterstützen wir Sie im Bereich der Archivierungsstrategie und der Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Überblick über Funktionen und Dienstleistungen:

Receipt4S® ist ein mit SAP-Bordmitteln erstelltes SAP-AddOn

  • Übernahme und Verwaltung sämtlicher Kassendaten
  • Übergreifender Bearbeitungsmonitor
  • Vollständigkeitskontrolle
  • Protokollierung sämtlicher Vorgänge (Journalfunktion)
  • Ablage der Originale 1:1 im angeschlossenen Archiv
  • Bereitstellung der Prüfungsdaten für den Z1-, Z2- und Z3-Zugriff
  • Versionsverwaltung zu Softwareständen der Kassenanbieter (XML-Versionen) Reporting

Nutzung bestehender IT-Umgebung

  • Kasse
  • SAP-System
  • Archive

Unterstützung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Ihr Ansprechpartner

Stephan Kaup
Consult-SK GmbH
Management & IT Consultants

DSAG-Jahreskongress

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