Die Kassen-Nachschau kommt in der Regel unangekündigt – und oft zur denkbar ungünstigsten Zeit. Doch was passiert, wenn der Unternehmer nicht anwesend ist oder der laufende Geschäftsbetrieb stark beeinträchtigt würde? In bestimmten Fällen lässt sich die Prüfung verzögern oder sogar vorübergehend abbrechen. In diesem Beitrag beleuchten wir die rechtlichen Möglichkeiten und geben praktische Tipps für den Umgang mit unangemessenem Prüfungszeitpunkt.

Tür zu – und dann?

Grundsätzlich gilt: Ein Prüfer darf im Rahmen einer Kassen-Nachschau nicht mit Gewalt in Geschäftsräume eindringen. Auch der unmittelbare Zugriff auf Kassensysteme kann verweigert werden. Wer sich jedoch für diesen drastischen Weg entscheidet, muss mit Konsequenzen rechnen – etwa mit der Einleitung einer umfangreichen Betriebsprüfung oder sogar einer Steuerfahndung.

Besser: Ruhig bleiben und prüfen, ob ein Aufschub möglich ist.

Kassen-Nachschau ohne Unternehmer – was tun?

Ist der Geschäftsinhaber bei der Nachschau nicht vor Ort und kann auch nicht kurzfristig erscheinen, ist das allein kein Problem. Kritisch wird es erst, wenn kein vertretungsberechtigter Mitarbeiter mit ausreichenden Zugriffs- und Nutzungsrechten für das Kassensystem verfügbar ist. Es reicht nicht aus, wenn jemand lediglich zum Kassieren befugt ist – solche Personen gelten nicht als auskunftsfähig im Sinne der Kassen-Nachschau.

In solchen Fällen kann die Nachschau auch abgebrochen oder verschoben werden.

Prüfung während der Geschäftszeiten? Verschiebung ist möglich

Wird der Prüfer im laufenden Betrieb vorstellig, lässt sich die Durchführung der Nachschau unter bestimmten Umständen auf einen späteren Zeitpunkt verlegen. Eine zeitliche Verschiebung – etwa auf die Zeit nach Ladenschluss – ist dann gerechtfertigt, wenn:

• • Ein Kassensturz geplant ist, aber der Kundenandrang so groß ist, dass eine Prüfung den Ablauf erheblich stören würde.

• • Die Privatsphäre der Kunden gefährdet wäre, etwa in kleinen Läden, Cafés, Friseursalons oder Restaurants, wo Gäste unmittelbar neben der Kasse sitzen.

Tipp: Berufung auf das BMF-Schreiben

In einem Entwurf des Bundesfinanzministeriums zur Kassen-Nachschau wird ausdrücklich erwähnt, dass ein Kassensturz „unangemessen“ sein kann – etwa bei starker Kundenfrequenz. Darauf kann der Prüfer freundlich hingewiesen werden.

Wird dem Wunsch nach Verschiebung dennoch nicht entsprochen, empfiehlt sich eine schriftliche Begründung mit dem Hinweis auf die Unzumutbarkeit. Diese kann dem Prüfer zur Stellungnahme überreicht werden – ebenfalls schriftlich.

Einspruch gegen die Kassen-Nachschau – geht das?

Auch wenn bei der Kassen-Nachschau keine schriftliche Prüfungsanordnung übergeben wird, kann gegen den sogenannten mündlichen Verwaltungsakt – also die Aufforderung zur Duldung der Nachschau – Einspruch eingelegt werden.

Aber Achtung: Einspruch stoppt die Prüfung nicht

Der laufende Vorgang wird dadurch nicht aufgehalten. Der Einspruch kann jedoch hilfreich sein, falls es später zu einem Rechtsstreit kommt. Gerichte könnten unter Umständen ein Verwertungsverbot aussprechen, wenn etwa die Rechte des Unternehmers verletzt wurden.

Falls nur ein Mitarbeiter vor Ort ist, kann dieser unter bestimmten Bedingungen ebenfalls Einspruch einlegen – etwa dann, wenn er als Vertreter des Unternehmers im Sinne von § 35 AO gilt.

Zusammengefasst:

Zwar ist die Kassen-Nachschau eine unangekündigte Maßnahme, die grundsätzlich sofort erfolgen kann. Dennoch gibt es praxisnahe Möglichkeiten, den Zeitpunkt zu verschieben – insbesondere bei starkem Kundenbetrieb oder wenn kein autorisiertes Personal vor Ort ist. Ein Einspruch ist ebenfalls zulässig, auch wenn er die Nachschau nicht aufhält. Im Streitfall kann er jedoch wertvoll sein.