Für Betriebe, die hauptsächlich mit Bargeld arbeiten, wie zum Beispiel in der Gastronomie, ist es entscheidend, sich gut auf unerwartete Kassennachschauen durch die Finanzbehörden vorzubereiten. Eine unzureichende Vorbereitung kann schnell zu umfassenderen Überprüfungen oder sogar zur Einleitung einer Steuerfahndung führen.

 

Technische Anforderungen

Ein wesentlicher Aspekt ist die technische Bereitstellung der Kassendaten. Prüfer werden in der Regel keine eigenen Geräte wie Laptops oder USB-Sticks verwenden. Stattdessen erfolgt der Datentransfer meist über CD-ROM oder durch Übertragung der Daten auf einen vom Betrieb bereitgestellten USB-Stick. Es ist wichtig, im Vorfeld mit dem Anbieter der Kassensysteme zu klären, wie im Falle einer Prüfung die Daten effizient und korrekt übergeben werden können.

Perspektivenwechsel: Die Sicht des Prüfers

Betriebe sollten sich in die Lage eines Prüfers versetzen. Dieser wird vermutlich den Betrieb beobachten, Testkäufe tätigen und die Kassenführung genau unter die Lupe nehmen. Ziel ist es, die Vollständigkeit und Korrektheit der Aufzeichnungen zu überprüfen. Hierbei ist es wichtig, dass alle Transaktionen korrekt erfasst und dokumentiert sind.

Identifikation des Prüfers

Prüfer wählen oft unauffällige Positionen im Lokal, um die Kassenaktivitäten zu beobachten. Ein verdächtiges Verhalten oder eine ungewöhnliche Platzwahl kann einen Prüfer verraten. Seit 2020 besteht außerdem die Pflicht, jedem Kunden unaufgefordert einen Kassenbon auszuhändigen, was auch für vermeintliche Prüfer gilt.

Rolle der Mitarbeiter

Die Schulung der Mitarbeiter ist ein weiterer kritischer Punkt. Sie sollten darauf vorbereitet sein, einen Prüfer professionell zu betreuen und ihm notwendige Unterlagen und Informationen zur Verfügung zu stellen. Besonders in Abwesenheit des Geschäftsführers muss gewährleistet sein, dass das Personal korrekt reagieren kann.

Vorbereitung auf eine mögliche Betriebsprüfung

Eine schlecht durchgeführte Kassennachschau kann schnell in eine umfassende Betriebsprüfung münden. Deshalb ist es essentiell, dass alle relevanten Dokumente und Verfahrensanweisungen stets aktuell und griffbereit sind.

Prüfungsschema und Dokumentation

Betriebe sollten ein klares Schema für die Vorbereitung auf eine Kassennachschau haben. Dies beinhaltet die Organisation und Verfügbarkeit von Kassenprotokollen, Verfahrensdokumentationen und anderen relevanten Unterlagen, sowohl in Papierform als auch elektronisch.

 

Eine gründliche Vorbereitung und regelmäßige Schulung des Personals sind entscheidend, um bei Kassennachschauen professionell zu agieren und mögliche Risiken zu minimieren. Durch die Einrichtung klarer Prozesse und die regelmäßige Überprüfung der Kassensysteme können Betriebe sich effektiv auf solche Prüfungen vorbereiten und potenzielle Probleme vermeiden.