Ein Kassenbon sieht harmlos aus – tatsächlich ist er ein rechtlich durchdefiniertes Dokument. § 6 der Kassensicherungsverordnung schreibt genau vor, welche Angaben darauf stehen müssen, und diese Liste ist in den vergangenen Jahren still gewachsen: Seit 2024 müssen zwei Seriennummern statt einer erscheinen, seit Februar 2026 ist präzisiert, welcher Prüfwert gemeint ist. Beides wird in der Praxis regelmäßig übersehen – und fällt bei Testkäufen und Kassennachschauen sofort auf, weil der Prüfer den Bon mit einer App gegen die Vorgaben prüfen kann. (Stand: August 2026)

Die Pflichtangaben im Überblick

Auf jedem ausgabepflichtigen Beleg müssen nach § 6 Satz 1 KassenSichV stehen:

Erstens der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers – so, wie sie auch im Handelsregister oder in der Gewerbeanmeldung geführt werden. Zweitens das Datum der Belegausstellung sowie der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung. Drittens Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der Leistung. Viertens die Transaktionsnummer, die die TSE für den Vorgang vergeben hat. Fünftens das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz – oder, bei steuerfreien Umsätzen, ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Sechstens – und das ist der Klassiker unter den Beanstandungen – die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Beide, nicht eine von beiden: Die ursprüngliche Fassung der Verordnung ließ noch die Wahl, seit dem 1. Januar 2024 sind beide Nummern Pflicht. Zahlreiche Kassensysteme drucken bis heute nur eine davon.

Siebtens der Prüfwert der Vorgangsbeendigung und der fortlaufende Signaturzähler. Auch hier steckt die Tücke im Detail: Die Fassung seit Februar 2026 spricht ausdrücklich von dem Prüfwert der Vorgangsbeendigung. Denn die TSE erzeugt im Lauf einer Transaktion mehrere Prüfwerte – beim Vorgangsbeginn, bei zwischenzeitlichen Aktualisierungen und bei der Beendigung. Wird versehentlich ein anderer als der abschließende Prüfwert gedruckt, schlägt die Belegprüfung mit einer Prüf-App fehl, obwohl technisch alles korrekt abgesichert wurde.

Lesbar, im QR-Code oder in der E-Rechnung

Für die Darstellung lässt die Verordnung drei Wege zu. Die Angaben können für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar auf dem Beleg stehen – der klassische, vollständig bedruckte Bon. Sie können stattdessen in einem QR-Code enthalten sein, was den Beleg deutlich kürzer macht und die Prüfung per App beschleunigt. Und seit der Zweiten Verordnung zur Änderung der KassenSichV können sie in einer E-Rechnung nach § 14 UStG übermittelt werden – gedacht vor allem für inländische B2B-Geschäfte, bei denen ohnehin eine E-Rechnung fällig wird. Wichtig: Es handelt sich um alternative Darstellungsformen derselben Pflichtangaben, nicht um eine Verkürzung des Pflichtinhalts. Wer den QR-Code nutzt, muss sicherstellen, dass er wirklich alle Angaben enthält und maschinell auslesbar ist.

Nicht verwechseln sollte man die KassenSichV-Pflichtangaben mit den umsatzsteuerlichen Rechnungsangaben: Wenn der Kunde den Bon zum Vorsteuerabzug braucht, gelten zusätzlich die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts – bis 250 Euro als Kleinbetragsrechnung, darüber mit den vollständigen Rechnungsangaben einschließlich Empfängerdaten. Beide Regelwerke gelten nebeneinander.

Warum die Seriennummern zum Prüfungsschwerpunkt geworden sind

Die fehlende Seriennummer ist für sich genommen kein Manipulationsindiz – sie ist meist schlicht eine Frage der Kassenkonfiguration. Ihre Bedeutung hat sich mit der Kassenmeldepflicht aber grundlegend geändert: Seit die Finanzverwaltung weiß, welche Kassen und welche TSEs für welche Betriebsstätte gemeldet wurden, lässt sich der Bon direkt gegen den Meldebestand abgleichen. Ein Testkauf, ein Blick auf den Beleg – und der Prüfer sieht, ob die eingesetzte Kasse überhaupt gemeldet ist und ob die TSE-Seriennummer zu den Angaben in Mein ELSTER passt. Genau deshalb ist die Seriennummer auf dem Bon zu einem beliebten Einstiegspunkt für die risikoorientierte Fallauswahl geworden: Sie ist von außen sichtbar, in Sekunden prüfbar und verrät, ob Meldebestand und Realität auseinanderlaufen. Wer nach einem TSE-Tausch die Korrekturmeldung vergessen hat, produziert genau diese Abweichung – ohne es zu merken.

Der Praxis-Check: drei Fragen an den eigenen Bon

Nehmen Sie einen aktuellen Beleg aus jeder Kassenreihe zur Hand und prüfen Sie drei Dinge. Stehen beideSeriennummern darauf – die des Kassensystems und die der TSE? Sind Vorgangsbeginn und Vorgangsbeendigungals Zeitpunkte ausgewiesen, nicht nur ein Zeitstempel? Und lässt sich der Beleg mit einer gängigen Beleg-Prüf-App fehlerfrei verifizieren? Weicht etwas ab, liegt die Ursache fast immer in der Kassenkonfiguration oder in einem ausstehenden Software-Update – beides lässt sich beheben, bevor es jemand anders findet. Änderungen an der Belegkonfiguration gehören anschließend in die Verfahrensdokumentation. Wo Ihre Kassendaten-Compliance insgesamt steht, zeigt der kostenlose Kassendaten-Readiness-Check in fünf Minuten.