Die DSFinV-K – die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ – ist das verbindliche Standardformat, in dem Unternehmen ihre Kassendaten bei steuerlichen Prüfungen bereitstellen müssen. Sie gilt seit dem 1. Januar 2020 für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO und ist der Schlüssel dafür, dass Prüfer Kassendaten unterschiedlichster Systeme einheitlich und maschinell auswerten können.

Vereinfacht gesagt: Die DSFinV-K übersetzt das Kassengeschehen jedes Herstellers in eine gemeinsame Sprache – und genau diese Sprache spricht die Prüfsoftware der Finanzverwaltung.

Aufbau: drei Module, ein Standard

Ein DSFinV-K-Export besteht aus einem Satz strukturierter CSV-Dateien plus einer Beschreibungsdatei (index.xml) und gliedert die Daten in drei Module. Das Einzelaufzeichnungsmodul enthält jeden einzelnen Geschäftsvorfall: Bonkopf und Bonpositionen, Zahlarten, Stornos, Rabatte, Trainingsbuchungen – inklusive der Verknüpfung zur jeweiligen TSE-Transaktion. Das Stammdatenmodul beschreibt den Rahmen: Betriebsstätten, Kassen mit Seriennummern, eingesetzte TSE, Bediener, Steuersätze und Artikel-/Warengruppenzuordnungen. Das Kassenabschlussmodul bündelt die Tagesabschlüsse mit Summen je Zahlart und Steuersatz und schlägt damit die Brücke zur Finanzbuchhaltung.

Wichtig für die Praxis: Die drei Module müssen in sich konsistent sein. Jeder Bon muss sich einem Kassenabschluss zuordnen lassen, jede Kasse den Stammdaten, jede Transaktion ihrer TSE-Signatur. Genau diese Querbezüge prüft die Auswertungssoftware automatisch.

Wann der Export verlangt wird

Die Finanzverwaltung kann den DSFinV-K-Export im Rahmen ihrer Datenzugriffsrechte anfordern – bei der Betriebsprüfung ebenso wie bei der unangekündigten Kassennachschau. Üblich ist die Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff): Der Prüfer erhält den Export für die von ihm bestimmten Kassen und Zeiträume und wertet ihn mit spezialisierten Werkzeugen aus – zunehmend maschinell und vollständig statt stichprobenartig, etwa mit AmadeusVerify. Bei der Kassennachschau gilt: Die Daten dürfen sofort verlangt werden. Ein Export, der erst nach Tagen mit IT-Unterstützung erzeugt werden kann, ist im Ernstfall keiner.

Typische Fehlerquellen

In Prüfungssimulationen begegnen uns immer wieder dieselben Befunde: fehlende Pflichtfelder nach einem Kassen- oder Softwarewechsel, gerissene Verknüpfungen zwischen Bons und TSE-Signaturen, Lücken in der Bonfolge einzelner Filialen, Inkonsistenzen zwischen Einzelaufzeichnungen und Kassenabschlüssen sowie Exporte, die für ältere Zeiträume nach einer Systemmigration schlicht nicht mehr erzeugbar sind. Solche Mängel bleiben intern oft jahrelang unbemerkt – der maschinellen Prüfung fallen sie in Sekunden auf.

Die wirksamste Gegenmaßnahme ist, den eigenen Export regelmäßig selbst zu testen: erzeugen, maschinell auf Vollständigkeit und Konsistenz validieren, Befunde abarbeiten – bevor es die Finanzverwaltung tut. Einen ersten Eindruck, wo Sie stehen, liefert der kostenlose Kassendaten Readiness Check; für den Blick in die tatsächlichen Daten bieten wir eine Prüfungssimulation mit vollständigem DSFinV-K-Export an.