Kaum eine Frage rund um Cash register data wird so oft gestellt – und war selten so in Bewegung wie jetzt: Wie lange müssen Bons, Kassenabschlüsse und TSE-Daten eigentlich aufbewahrt werden? Die kurze Antwort lautete jahrzehntelang „zehn Jahre“. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Frist von acht Jahren – und gleichzeitig hat die Bundesregierung mit dem Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität vom 16. Juli 2026 eine Verlängerung auf 15 Jahre angekündigt. Wer jetzt Löschkonzepte plant, sollte die Lage genau kennen.

Die Rechtsgrundlage: § 147 AO und GoBD

Die Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Unterlagen regelt § 147 AO, konkretisiert durch die GoBD. Dabei gelten unterschiedliche Fristen je nach Art der Unterlage:

Zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und die Process documentation – also für die tragenden Elemente der Buchführung selbst.

Acht Jahre gelten seit dem 1. Januar 2025 für Buchungsbelege. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt – parallel in § 147 AO, § 257 HGB und für Rechnungen in § 14b UStG.

Für Kassendaten ist die Einordnung entscheidend – und hier ist Vorsicht geboten: Der einzelne Bon ist als Buchungsbeleg einzuordnen, die Einzelaufzeichnungen der Kasse sind zugleich Teil der Aufzeichnungspflichten nach § 146 AO. Die Kassendaten einer Filiale pauschal nach acht Jahren zu löschen, ist deshalb riskanter, als es die BEG-IV-Schlagzeile vermuten lässt. In der Praxis empfiehlt sich, den Kassendatenbestand als Einheit zu behandeln und im Zweifel die längere Frist anzusetzen – zumal die Frist ohnehin nicht abläuft, solange die Unterlagen für noch nicht bestandskräftige Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind (Ablaufhemmung).

Wann die Frist beginnt

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist bzw. die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Ein Bon vom März 2026 läuft also nicht im März 2034 ab, sondern frühestens Ende 2034.

Was konkret aufzubewahren ist

Aufbewahrungspflichtig ist der gesamte prüfungsrelevante Kassendatenbestand: die Einzelaufzeichnungen jedes Geschäftsvorfalls im Ursprungsformat, die Kassenabschlüsse, die Stammdaten, die TSE-Exporte (TAR-Files) einschließlich der Daten bereits getauschter TSEs sowie die DSFinV-K-Exportfähigkeit über den gesamten Zeitraum. Die GoBD verlangen dabei Unveränderbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit und jederzeitige Verfügbarkeit – ein Papierausdruck oder ein PDF ersetzt die Originaldaten nicht. Praktisch bedeutet das: Auch Daten aus abgelösten Kassensystemen und ausgemusterten TSEs müssen über die volle Frist lesbar und exportierbar bleiben. Systemwechsel sind der häufigste Grund, warum genau das misslingt.

Der Ausblick: 15 Jahre im Aktionsplan

Mit dem Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität vom 16. Juli 2026 hat die Bundesregierung angekündigt, die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf 15 Jahre zu verlängern – flankiert von KI-gestützten Datenanalysen der Finanzverwaltung. Noch ist das eine politische Absichtserklärung; erste Gesetzentwürfe wurden für August 2026 angekündigt. Für die Praxis heißt das schon heute zweierlei: Löschkonzepte auf Basis der Acht-Jahres-Frist sollten nicht überhastet umgesetzt werden, und die Archivierungsarchitektur sollte auf deutlich längere Zeiträume und größere Datenmengen ausgelegt sein – bei einem Filialisten mit Millionen Bons täglich ist der Unterschied zwischen acht und 15 Jahren Vorhaltung eine Infrastrukturfrage. Ob Ihre Archivierung diesen Anforderungen standhält, zeigt Ihnen unser kostenloser Kassendaten-Readiness-Check.