Es gibt Regulierungsvorhaben, die kaum jemand kommentiert – und es gibt solche, bei denen sich Handelsverbände, Wirtschaftsverbände und die Gewerkschaft der Finanzbeamten fast gleichzeitig zu Wort melden. Der Entwurf der DSFinV-K 3.0 gehört in die zweite Kategorie. Das BMF hat ihn Ende Januar 2026 an die Verbände versandt, und die Rückmeldungen fielen deutlich aus: Grundsätzliche Zustimmung zum Ziel, erhebliche Kritik an der Umsetzung – und zwar aus Richtungen, die man nicht unbedingt auf einer Seite erwartet.

Für Handelsunternehmen lohnt der Blick auf diesen Entwurf schon jetzt, obwohl die finale Fassung noch aussteht. Denn die Richtung ist erkennbar, und sie berührt genau die Stelle, an der Kassendaten-Compliance in der Praxis entschieden wird: die Frage, wie schnell und wie vollständig sich Daten bereitstellen lassen.

Worum es geht

Die DSFinV-K ist das Standardformat, in dem Cash register data an die Finanzverwaltung übergeben werden – bei der Cash inspection ebenso wie bei der Betriebsprüfung. Wie sie aufgebaut ist und welche Module sie umfasst, haben wir im Wiki erklärt: DSFinV-K einfach erklärt: Aufbau, Inhalte und Export des Kassendaten-Standards. Maßgeblich ist derzeit die Version 2.3 (anzuwenden für Aufzeichnungen ab dem 1. Juli 2022). Die 2.4 ist zwar die jüngere Fassung, enthält aber nur redaktionelle Anpassungen – die Finanzverwaltung stellt ausdrücklich klar, dass Systeme dafür nicht angepasst werden müssen. Die Version 3.0 wäre die erste grundlegende Überarbeitung seit Jahren – und sie entsteht unter neuen Vorzeichen: Während frühere Versionen auf der DFKA-Taxonomie aufsetzten und unter Beteiligung der Praxis entstanden, wurde der 3.0-Entwurf von einer Arbeitsgruppe der Finanzbehörden erarbeitet. Er basiert erklärtermaßen auf den Erfahrungen der Prüfer aus Nachschauen und Außenprüfungen der letzten Jahre. Man merkt es dem Dokument an.

Die wichtigsten geplanten Änderungen

Nachschauen sollen schneller werden. Künftig soll der angeforderte Datenexport auf kurze, frei bestimmbare Zeiträume beschränkt werden können – etwa nur den aktuellen Tag oder die laufende Woche. Für den Prüfer bedeutet das: keine Wartezeit mehr auf einen Jahresexport, sondern eine Stichprobe in Minuten. Für Unternehmen bedeutet es, dass die Exportfähigkeit nicht mehr „irgendwann vollständig“ heißen darf, sondern „auf Zuruf für jeden beliebigen Zeitraum“.

Umbuchungen werden nachvollziehbar gemacht. Der Entwurf ergänzt neue Vorgangstypen für Umbuchungen und Trainingsbuchungen und führt in der Datei BonPos ein Feld ein, das festhält, aus welchem Abrechnungskreis eine Bestellung ursprünglich stammt. Hintergrund sind Prüfungserfahrungen, in denen sich der Weg einer einmal erfassten Bestellung durch das System nicht mehr rekonstruieren ließ.

Langanhaltende Bestellungen und „Durchbedienen“ werden strenger geregelt. Hier liegt der eigentliche Konfliktpunkt. Die bisherigen Erleichterungsregelungen für komplexe Systeme werden im Entwurf beschnitten – unter anderem entfällt eine Variante des Durchbedienens über mehrere Systeme. Die Finanzverwaltung sieht darin ein Risiko, dass einzelne Positionen unbemerkt verschwinden.

Weitere Datenfelder kommen hinzu, etwa die Wirtschafts-Identifikationsnummer auf Ebene des Unternehmens, der Betriebsstätte und des Agenturgebers.

Die Kritik – und wer sie äußert

Der Handelsverband Deutschland hat gemeinsam mit weiteren Spitzenverbänden Ende Februar Stellung genommen. Der Tenor: Die Klarstellungen sind willkommen, weil sie bestehende Auslegungsunterschiede beseitigen. Die Verschärfung beim Durchbedienen aber würde im Einzelhandel zu erheblichem Zusatzaufwand führen – ohne dass dort ein entsprechendes Betrugspotenzial bestünde. Konkret kritisiert wird auch, dass eine in den Versionen 2.3 und 2.4 enthaltene Erleichterung für Kassenbelege im Entwurf nicht mehr vorgesehen ist, obwohl sie sich in der Praxis bewährt hat. Der Kernvorwurf lautet also nicht „zu streng“, sondern: An vielen Stellen werden funktionierende Prozesse ohne erkennbaren Mehrwert geändert.

Bemerkenswert ist die zweite Stimme. Auch die Deutsche Steuer-Gewerkschaft – die Interessenvertretung der Finanzbeamten – hat Stellung genommen, und sie warnt keineswegs nur aus Verwaltungssicht: Weil die DSFinV-K 3.0 anders als frühere Aktualisierungen tiefgreifende strukturelle Änderungen mit sich bringe, fordert sie eine Übergangsfrist von mindestens 18 Monaten nach Veröffentlichung der finalen Version. Zusätzlich verlangt sie ausreichende Fortbildung für den gesamten Prüfungsdienst vor dem Inkrafttreten. Wenn diejenigen, die mit dem Format prüfen sollen, selbst mehr Zeit und Schulung einfordern, sagt das einiges über die Tragweite des Vorhabens.

Wann es losgeht

Ein verbindliches Datum gibt es nicht. Nach dem Entwurf käme eine Anwendung für Aufzeichnungen ab dem 1. Januar 2029 in Betracht – die geforderte Übergangsfrist von 18 Monaten ab Finalisierung passt rechnerisch dazu, sofern die finale Fassung zeitnah erscheint. Bis dahin bleibt die Version 2.3 maßgeblich.

Diese Ruhe ist trügerisch. Wer die Umstellung erst plant, wenn das Datum feststeht, plant zu spät: Kassenhersteller müssen ihre Systeme anpassen, Unternehmen müssen Updates einspielen, testen und dokumentieren – und in Filialstrukturen mit gewachsener Systemlandschaft ist ein Formatwechsel kein Update, sondern ein Projekt. Hinzu kommt: Ein Systemwechsel ist erfahrungsgemäß der häufigste Grund dafür, dass Altdaten später nicht mehr exportierbar sind. Genau das ist der Fehler, der bei einer Prüfung teuer wird.

Was Handelsunternehmen jetzt sinnvollerweise tun

Drei Dinge sind unabhängig vom finalen Text sinnvoll.

Erstens: Wissen, mit welcher Version man arbeitet. Welche DSFinV-K-Version erzeugen die eingesetzten Systeme heute, wann wurde zuletzt aktualisiert, und wer verantwortet künftige Updates? Diese Information gehört samt Update-Zeitpunkten in die Process documentation – nicht nur wegen der DSFinV-K 3.0, sondern weil ein Prüfer jedes Jahr anhand der damals gültigen Fassung beurteilt.

Zweitens: Die Kurzzeitraum-Fähigkeit testen. Wenn schnelle Teilexporte kommen, ist die entscheidende Frage nicht, ob man exportieren kann, sondern wie schnell und für welche Zeiträume. Ein Testexport für einen einzelnen Tag – bei einem Filialisten für eine einzelne Filiale an einem einzelnen Tag – ist eine ehrliche Standortbestimmung.

Drittens: Die Altdaten sichern. Was heute im Format 2.3 oder 2.4 exportierbar ist, muss es auch nach einer Systemumstellung bleiben. Wer seine Kassendaten samt TSE-Exporten revisionssicher im eigenen Archiv hält, entkoppelt die Prüfungsfähigkeit von der Lebensdauer und dem Versionsstand seiner Cash register systems. Genau dafür ist Receipt4S® gebaut: Die Kassendaten laufen mit ihren Signaturen ins eigene SAP-Archiv, werden automatisiert auf Vollständigkeit überwacht und stehen für Z1-, Z2- und Z3-Zugriffe bereit – unabhängig davon, welche DSFinV-K-Version das Cash register system morgen erzeugt.

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