Seit dem 1. Januar 2025 gilt sie verbindlich: die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 4 AO – kurz Cash register reporting obligation. Unternehmen müssen ihre elektronischen Cash register systems einschließlich der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) dem Tax office elektronisch melden. Die Meldung erfolgt über „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle – Papierformulare gibt es nicht.

Was viele unterschätzen: Die Meldung ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein laufender Prozess. Jede Anschaffung, jede Außerbetriebnahme und jeder Wechsel zwischen Betriebsstätten löst eine neue Meldepflicht aus.

Wer muss melden?

Meldepflichtig ist jeder Steuerpflichtige, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Cash Protection Ordinance einsetzt – vom Einzelhändler mit einer Kasse bis zum Filialisten mit tausenden POS-Systemen. Auch gemietete und geleaste Systeme sind zu melden. Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte, wobei stets alle Systeme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln sind.

Welche Fristen gelten?

Für Bestandssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Meldefrist bis zum 31. Juli 2025 – dieser Bestand sollte also längst gemeldet sein. Seitdem gilt der laufende Rhythmus: Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden. Dieselbe Monatsfrist gilt für Außerbetriebnahmen zuvor gemeldeter Systeme.

Für Filialisten bedeutet das: Kassentausch-Projekte, Filialeröffnungen, Schließungen und Umzüge von Geräten zwischen Standorten müssen organisatorisch mit dem Meldeprozess verzahnt sein – idealerweise als fester Schritt im Beschaffungs- und Ausmusterungsprozess.

Welche Angaben verlangt die Meldung?

Zu übermitteln sind insbesondere: Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen, die Art des Aufzeichnungssystems mit Seriennummer, Anzahl der eingesetzten Systeme je Betriebsstätte, die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie das Anschaffungsdatum (bzw. das Datum der Außerbetriebnahme). Die Daten müssen zum physischen Bestand passen – Copy-Paste aus veralteten Inventarlisten rächt sich.

Warum die Meldung prüfungsrelevant ist

Die Meldedaten sind für die Finanzverwaltung ein Abgleichswerkzeug: Bei einer Cash inspection kann der Prüfer den vor Ort vorgefundenen Kassenbestand direkt mit den gemeldeten Daten vergleichen. Eine Kasse im Laden, die in ELSTER nicht existiert – oder eine gemeldete TSE, die nicht auffindbar ist – wirft sofort Fragen auf und liefert den Einstiegspunkt für eine vertiefte Prüfung. Unvollständige oder veraltete Meldungen können als formeller Mangel der Cash management gewertet werden und schwächen die Beweisposition des Unternehmens.

Empfehlung für die Praxis

Führen Sie einen Soll-Ist-Abgleich durch: Welche Kassen und TSE sind physisch im Einsatz, welche sind gemeldet? Verankern Sie anschließend die Monatsfrist im Prozess – jede Kassenbewegung löst automatisch eine ELSTER-Meldung aus, mit klarer Zuständigkeit. Ob Ihr Meldeprozess und die übrige Kassendaten-Compliance prüfungsfest sind, zeigt Ihnen unser Kassendaten-Readiness-Check in fünf Minuten – Meldepflicht und Process documentation sind dort ein eigenes Themenfeld.